La planificación de ventas y operaciones es uno de los ejes principales en los que se debe trabajar dentro de una corporación para alcanzar con éxito los objetivos globales previstos en la misma.
El PVO es un proceso formal en el cual se estudia la demanda requerida de los clientes y se analiza vs el posible suministro para poder identificar las oportunidades en conjunto con las áreas de ventas, marketing, diseño, operaciones y finanzas alineando todas estas áreas con el mismo objetivo, aumentar ventas y rentabilidad de una empresa.
PVO y tu empresa
Para lograr el balance ideal entre la demanda y el suministro, es importante adoptar un PVO, ya que permite que todos los departamentos actúen bajo un solo escenario que establezca estrategias comunes, en lugar de distintos procesos de forma aislada.
Si se implementa adecuadamente la Planificación de ventas y operaciones en la compañía, este se convierte en una cultura de trabajo de la empresa que promueve la colaboración, interacción y alineación de todas las áreas de la compañía para el fin en conjunto: aumentar ventas de productos y que esto se traduzca en mayores ganancias.
La herramienta ha sido implementada en empresas grandes y medianas con la finalidad de conseguir beneficios tanto cualitativos como cuantitativos, dentro de los cuales podemos contar con:
- Mejora de la comunicación horizontal entre los departamentos de la empresa, logrando una sincronía especial entre las áreas de venta y logística.
- Reducción de costos operativos al reducir el exceso de inventarios, los retrasos en la programación de producción y los gastos innecesarios de transporte.
- Mayor control de inventario, reduciendo la suspensión de ventas a causa de insuficiencia de productos en puntos de venta o almacenes.
- Procesos de gestión más eficientes al generar situaciones hipotéticas que permiten detectar de manera anticipada posibles situaciones problemáticas.
- Mejor control de desempeño y resultado de nuevos productos y promociones como parte del desarrollo de una estrategia global.
Características del PVO
- Conecta la planificación empresarial con la planificación táctica en MPS (Programación Maestra de Producción).
- Equilibra la oferta y la demanda en la familia de productos.
- Planes a nivel de volumen, no a mezcla de productos individuales.
- Utiliza el ciclo de revisión mensual de intervalos de tiempo agregados.
- Involucra ventas, marketing, manufactura, logística, finanzas y otras áreas.
Beneficios del PVO
Mejoras
- Error de estimaciones
- Servicio al cliente
- Decisiones más rápidas y con menos esfuerzo
- Más proactivo, menos reactivo
- Más basado en hechos
- Armonía entre diferentes funciones, visión más holística de la empresa
- Responsabilidad
- Señales de alerta temprana de problemas
Disminuye
- Costo de producción
- Obsolescencia
- Costos de flete
- Plazo de entrega del proveedor
Ingresos
- Reducir venta perdida por agotamientos
- Reasignación de inversiones promocionales e incrementar su rentabilidad
Rentabilidad
- La combinación de crecimiento en ingresos y la reducción de gastos minimizando mermas, ineficiencias, urgencias, etc.
Flujo de efectivo
- Mantener niveles de inventario saludables
Nivel de servicio
- Crear el entendimiento común de la demanda que las capacidades existentes podrás satisfacer.
¿En qué consiste el proceso?
El proceso de PVO es un ciclo continuo de revisión de las ventas de una empresa, se enfoca principalmente en las necesidades de los clientes para poder adquirir conocimiento de variables externas e internas que expliquen el comportamiento de la demanda.
Posteriormente pasa por un proceso de administración de la demanda, aquí es donde se evalúa cuáles son los conceptos principales de la demanda que intervienen en el proceso, a su vez se envían a operaciones para evaluar la relación requerimiento, y así poder considerar las áreas de oportunidad, posibles inversiones y estrategias de la compañía para las ventas de productos.
Paso 1. Plan de Demanda: Obtener el mejor estimado de las áreas que generan/influencian la demanda (Ventas, Mkt, Nuevos productos) y conocen el mercado sin restricciones de suministro.
Objetivo: Generar una visión comercial de lo que se espera de la demanda en venta de productos. Usualmente las áreas de ventas y mercadotecnia revisan y ajustan un pronóstico estadístico de la demanda para reflejar condiciones de mercado y acciones planeadas que impacten dicha demanda.
Paso 2. Plan de Suministro: El plan de demanda es balanceado con las capacidades de flujo de la cadena, identificando cuellos de botella y opciones factibles para solucionar.
Objetivo: Identificar restricciones potenciales en la satisfacción de la demanda planeada. Las áreas de planeación operativa revisan si la empresa podrá cumplir con la demanda prevista en función de sus capacidades y señalan límites potenciales.
Paso 3. Generación de Escenarios Pre junta PVO: Se crean acciones a tomar en cuanto capacidad vs demanda, así como alinear plan de ventas vs objetivos de negocio, obteniendo estados financieros, proyectos y Capex (inversiones de capital).
Objetivo: Generar alternativas posibles de cursos y acciones, así como recomendaciones sobre los escenarios. En función de las restricciones posibles y el plan de negocio, a través de evaluaciones financieras y análisis se generar los escenarios posibles y su valuación financiera. Además, revisan los escenarios, los evalúan y generan recomendaciones.
Paso 4. Junta PVO: Consensuar decisiones críticas a nivel directivo para poder comunicar el PVO a la organización.
Objetivo: Tomar decisiones y acordar el plan de negocio. Los líderes revisan el desempeño pasado del negocio, el proceso, los escenarios futuros y las recomendaciones para tomar las decisiones necesarias y de esta forma aumentar ventas. Así como comunicar a la organización las decisiones y objetivos acordados.
En conclusión, el PVO es un proceso que reúne a todas las áreas de la operación de una compañía y que bien implementado permite un funcionamiento más ágil y más fluido de la empresa. Los beneficios son notables en ingresos, rentabilidad, flujo de efectivo y servicio al cliente, además de una mejoría importante en la comunicación y coordinación entre áreas.
